病院広報誌の制作にあたり、原稿の作成を依頼する作業が多々あるかと思います。さて、広報誌制作担当の皆さまは「上手な原稿依頼」ができていますか。
「イメージと違う原稿が上がってしまった」「想定よりも文字数が多いものが出てきた」ということはありませんか。
きちんとした原稿依頼文を出すことで、イメージした内容で、過不足のない原稿が上がり、その後のデザイン作業がスムーズに進みます。
今回は原稿作成の依頼文についてお話します。
■依頼文の例
ある5つのポイントを押さえた原稿作成依頼文です。
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看護部 ●●部長
病院広報誌担当
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広報誌コラムの原稿作成のご依頼
季刊で発刊している病院広報誌『それいゆ』では、毎号在宅介護のワンポイントを伝えるコラムを掲載しています。
今回の25号（2022年1月15日発刊）では「褥瘡」をテーマとした原稿をいただきたくご依頼いたしました。
以下、ご確認の上、原稿の作成をお願いいたします。
記
■テーマ 在宅介護でケアする褥瘡
■掲載意図 在宅介護を行う方にとって、褥瘡は防ぎたい疾患の一つです。
①褥瘡ができるメカニズム
②在宅介護でできる範囲のケア
について、普段患者のケアにあたる看護部の目線から語ってもらいたいです。
■文字数 500文字程度
■締め切り 2021年12月15日（水）15:00
■備 考 図版、写真がある場合はできるだけ高解像度で、ワードやエクセルに貼り付けずにjpgのままお送りください。
以上
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■原稿依頼文 5つのポイント
1. 掲載誌の概要を伝える
まずはどのような媒体に掲載するのか、掲載誌の概要を伝えましょう。
掲載誌について全く知らない方であれば、参考に過去の制作物を付けてお渡しするとよいでしょう。
2. 内容についての意図を伝える
「褥瘡」をテーマとしても、手術方法や体圧管理など、いろいろな切り口で語ることができます。ここでは読者を「在宅介護をしている方」と定め、「在宅介護の範囲でできるケアについて伝えたい」という意図を明確にしています。こうすることで、原稿を書く側にとってグッと書きやすくなります。
3. 文字数を決める
文字数の指定がないと、原稿が少なすぎたり、多すぎたりと、調整が必要となってきます。どんな誌面にしたいかあたりを付け、大まかでよいので文字数を換算しましょう。
4. 締め切り日を伝える
原稿を受領してからの作業として、
①原稿内容をチェックする
②タイトルや見出しを付ける
③原稿が不足していれば連絡して支給してもらう
という「原稿チェック期間」が数日必要となります。自分の作業時間を加味した締め切り日を設定しましょう。
5. 写真はできるだけ高解像度をもらう
写真がワードやパワーポイントに貼り付けた状態で送られてきてしまうと、そこから写真を取り出しても解像度が低くなってしまい、モヤモヤとしたよく見えない、残念な印象になってしまいます。写真はjpgの状態で、高解像度でもらうようにしましょう。
いかがでしょうか。
原稿の依頼文をメールで送ったあとは、きちんと意図が伝わるように、電話で再度連絡するとよいでしょう。
また、原稿の締め切りの3日前に進捗を伺ってみましょう。「全くできていない」ということであれば、具体的な質問案を出して書いてもらえるようサポートしたり、進行スケジュールを調整したりする必要が出てきます。初めて原稿を依頼する方には特に気を配るようにしましょう。
